Umowa B2B – na co zwrócić uwagę?

Zawieranie umów business to business (B2B) jest w niektórych branżach niezwykle popularne. Sporządzając kontrakt, należy jednak uważać, żeby nie naruszał on przepisów, co nie zawsze będzie łatwe. Przeczytaj nasz dzisiejszy artykuł i dowiedz się, na co zwrócić uwagę, zawierając umowę w ramach B2B.

Umowa B2B – dlaczego jest tak popularna?

Umowy w systemie B2B cieszą się w Polsce dużą popularnością. Idea opiera się na współpracy pomiędzy dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą, z których jeden jest zleceniodawcą, a drugi samozatrudnionym zleceniobiorcą. Najważniejszymi zaletami kontaktów B2B są dla zlecających niższe koszty całkowite (mniejsze oskładkowanie) niż w przypadku umowy o pracę, przy jednoczesnym otrzymywaniu przez samozatrudnionego wyższej kwoty netto.

Sporo osób wykonujących zlecenia w oparciu o umowę B2B chwali sobie elastyczność (nienormowany czas pracy, brak konieczności świadczenia usług w określonym miejscu), a także możliwość jednoczesnej współpracy z wieloma podmiotami. Zawieranie kontraktów B2B jest powszechne wśród osób związanych z IT (webmasterzy, programiści), branżą kreatywną (graficy, copywriterzy) czy medialną (fotografowie, filmowcy). W oparciu o umowy B2B pracuje też sporo menadżerów wdrażających w firmach projekty rozwojowe.

Na co zwrócić uwagę podczas sporządzania umowy B2B?

Umów B2B nie dotyczą zapisy Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: kp). Kontrakty opierają się na przepisach zawartych w Ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (dalej: kc). Zawieranie umów B2B dopuszczalne jest na mocy art. 353(1) kc, który stanowi, że mogą one mieć dowolny kształt, byleby nie naruszały przepisów, były zgodne z określonym w umowie celem oraz zasadami obowiązującymi w społeczeństwie. Z powodu braku szczegółowych uregulowań, do kontraktów B2B stosuje się przepisy dotyczące umów zlecenie (art. 734-751 kc).

Swoboda kształtowania zapisów w umowach B2B nie oznacza pełnej dowolności. Przede wszystkim kontrakt taki nie powinien spełniać przesłanek świadczących o zaistnieniu stosunku pracy. Zgodnie z art. 22 § 1 kp, do cech umowy o pracę – oprócz otrzymywania wynagrodzenia – należą w szczególności:

• wykonywanie określonej pracy na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem,

• wykonywanie pracy w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę,

• wykonywanie pracy w czasie wyznaczonym przez pracodawcę.

Świadczenie usług w powyższych warunkach może zostać uznane za zatrudnienie na podstawie stosunku pracy i to bez względu na nazwę umowy (art. 22 § 1(1) kp). Pracodawcy, któremu zostanie udowodnione, że zawiera umowę cywilnoprawną, chociaż powinien zawrzeć umowę o pracę, grozi kara grzywny wynosząca od 1000 zł do 30000 zł (art. 281 § 1 kp).

W umowie należy zatem wystrzegać się wyznaczania miejsca świadczenia zlecenia oraz określania ram czasowych (godzinowych), w których usługa na rzecz zleceniodawcy ma być wykonywana.

Jak powinna wyglądać umowa B2B?

W kontrakcie B2B należy zawrzeć następujące informacje:

• określenie zleceniodawcy (nazwa firmy),

• określenie zleceniobiorcy (nazwa firmy),

• określenie przedmiotu zlecenia (wykonanie aplikacji, zaprojektowanie strony internetowej, nagranie filmu promocyjnego itp.),

• określenie terminu wykonania zlecenia lub terminów oddania poszczególnych etapów projektu,

• określenie wysokości wynagrodzenia oraz zasad i terminu jego rozliczenia,

• określenie możliwości przyznania dodatkowych gratyfikacji, np. premii za wcześniejsze wykonanie projektu, wydajność, efekty podjętych działań itp.

• datę i miejsce zawarcia umowy,

• podpisy stron.

W umowie o współpracę można również zamieścić informacje odnośnie ewentualnych kar umownych za zerwanie kontraktu lub nienależyte wykonanie zlecenia (naruszenie praw autorskich, RODO, zakazu konkurencji itp.). Należy przy tym pamiętać, że kary powinny być określone w wysokości zgodnej z zasadami współżycia społecznego (por. art. 353(1) kc). W przypadku, gdy kara będzie zbyt wygórowana lub zleceniodawca nałoży ją w sytuacji, gdy zlecenie zostało w znacznej części wykonane, to sąd może wyznaczoną karę obniżyć (art. 484 § 1 kc).

W związku z powyższym, kwestią kluczową w wielu sytuacjach będzie zawarcie klauzul – o poufności, przeniesieniu praw autorskich, zakazie konkurencji itp. Należy przy tym uważać, aby klauzule te nie naruszały obowiązujących przepisów prawa. W umowie może się znaleźć również zapis, że zlecenie w części/całości wykonane zostanie przez podwykonawców.

Jeżeli wykonanie zleceń wiąże się z częstymi wyjazdami do kontrahentów lub pracą w terenie, istotne mogą być zapisy odnośnie zwrotu kosztów podróży i zasad ich rozliczania.

Dodatkowo, warto uregulować kwestie związane z przerwami w pracy spowodowanymi nieoczekiwanymi sytuacjami, np. śmiercią bliskiej osoby lub chorobą wykonawcy. Można wyznaczyć na ten czas zastępstwo lub umownie określić, że jest to tzw. siła wyższa, która sprawia, że termin wykonania zlecenia zostaje przesunięty.

Należy bowiem podkreślić, że – co do zasady – choroba nie jest uznawana za siłę wyższą. Może więc nie stanowić wystarczającego powodu, dla którego projekt nie został ukończony w terminie. Zgodnie z dominującym orzecznictwem przejawem siły wyższej są katastrofy żywiołowe: trzęsienia ziemi, powodzie lub huragany.

Za siłę wyższą mogą być także uznane zdarzenia wywołane przez człowieka, jak: działania wojenne lub gwałtowne rozruchy, a także akty władzy publicznej, którym należy się podporządkować pod groźbą sankcji (por. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 4 stycznia 2023 r. sygn. akt VIII SA/Wa 16/22).

Trzeba pamiętać, że pracującym na umowie B2B nie przysługują świadczenia społeczne. W zależności od sytuacji, w umowie można zatem określić ewentualną liczbę dni wolnych od pracy lub określić termin, w którym wykonawca będzie niedostępny (np. z powodu wakacyjnego wyjazdu). Strony mają tutaj pełną dowolność, dni te mogą być płatne lub bezpłatne. Podobnie sprawa ma się z urlopem opiekuńczym/wychowawczym – nic nie stoi na przeszkodzie, aby kwestia ta została w umowie uregulowana.

Wypowiedzenie umowy B2B – jak to zrobić?

Zazwyczaj umowa B2B ulega zakończeniu po wykonaniu i odbiorze przedmiotu zlecenia lub dobiegnięcia terminu, na jaki została zawarta. Warto jednak zastrzec możliwość wcześniejszego rozwiązania kontraktu.

Jest to o tyle istotne, że w przypadku, gdy współpraca z różnych przyczyn układa się źle i nie rokuje na przyszłość, sztuczne jej przeciąganie będzie niekorzystne zarówno dla zamawiającego, jak i wykonawcy. Uregulowanie kwestii dotyczących rozwiązania umowy jest niezmiernie ważne w przypadku kontraktów zawartych na czas nieokreślony.

Zasady ewentualnego wypowiedzenia umowy powinny zostać jasno sformułowane, np.:

• Umowa może zostać rozwiązana za porozumieniem stron o dowolnym czasie.

• Strony mogą wypowiedzieć umowę za jednomiesięcznym wypowiedzeniem dokonanym na koniec miesiąca kalendarzowego.

Jeżeli chodzi o umowne okresy wypowiedzenia, to przyjęło się, że najczęściej trwają one od jednego do trzech miesięcy.

W umowie warto również zawrzeć zapisy umożliwiające rozwiązanie umowy bez okresu wypowiedzenia w przypadku, gdy strona nie wywiązuje się z zobowiązań (wykonawca nie wykonuje zlecenia, zlecający zalega z płatnościami), strona naruszyła w poważny sposób zaufanie czy utraciła niezbędne do wykonywania pracy uprawnienia.

Umowa B2B – podsumowanie

Podczas sporządzania umowy B2B konieczne jest dochowanie dużej staranności. Zapisy powinny określać prawa i obowiązki stron przy zachowaniu wymaganych prawem zasad. W szczególności kontrakt nie powinien naruszać przepisów kodeksu pracy, a także musi pozostawać w zgodzie z zapisami kodeksu cywilnego i zasadami współżycia społecznego.

Dlatego w wielu sytuacjach niezbędna okazuje się konsultacja z doświadczonym prawnikiem. Zweryfikuje on treść sporządzonej umowy lub pomoże nadać jej pożądany kształt, tak aby w należyty sposób zabezpieczała interesy obu stron.