Windykacja należności – co to jest?

Windykacja jest dochodzeniem roszczeń o zwrot rzeczy – np. długu wynikającego z rozliczeń finansowych pomiędzy kontrahentami. Wierzyciel ma szereg możliwości prawnych, aby wyegzekwować należność. Czym jest windykacja miękka i czy windykator ma prawo zająć rachunek bankowy? Przeczytaj dzisiejszy artykuł, a zdobędziesz szeroką wiedzę na temat skutecznych metod windykacji.

W imię zasady „lepiej zapobiegać niż leczyć” warto nie dopuścić do tego, aby naszym dłużnikiem stał się ktoś, kto może nie wywiązać się ze spłaty zobowiązania. Dlatego w przypadku przedsiębiorców kluczową kwestią jest staranna weryfikacja kontrahentów. Powinna ona być tym dokładniejsza, im wyższy może stać się dług.

Warto zatem sprawdzić dany podmiot w Krajowym Rejestrze Sądowym lub Biurze Informacji Gospodarczej, tzw. BIG (art. 4 Ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych). Obecnie na rynku funkcjonuje kilka prywatnych BIG, które gromadzą dane niezależnie od siebie na podstawie indywidualnych umów z klientami.

Można także poprosić o bezpośrednie przedstawienie dokumentów finansowych, zaprezentowanie informacji na temat źródeł dochodów itp. Istotną rzeczą jest też sprawdzenie, czy dane zobowiązanie zaciąga osoba do tego uprawniona. Warto również zadbać o staranne udokumentowanie wierzytelności, a także jej zabezpieczenie pod względem osobowym (np. poręcznie) lub rzeczowym (np. zastaw czy hipoteka).

Kluczowy jest też monitoring. W trakcie oczekiwania na uregulowanie należności, można zatem przypomnieć (np. e-mailowo) o zbliżającym się terminie spłaty.

Miękka windykacja należności

W przypadku, gdy dług już powstał, pierwszym krokiem dochodzenia roszczeń jest wdrożenie tzw. miękkiej windykacji należności. Wierzyciel może zająć się tym sam lub zlecić to wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej. Drugie rozwiązanie wydaje się w wielu przypadkach lepsze, ponieważ doświadczeni windykatorzy znają sposoby na radzenie sobie nawet z bardzo opornymi dłużnikami.

Outsourcing sprawdza się, gdy wierzyciel potrzebuje kompleksowej obsługi, ponieważ działa na dużą skalę (prowadzi np. ogólnokrajową firmę handlową), co sprawia, że może mieć jednocześnie wielu różnych dłużników. Cenne zasoby osobowe przedsiębiorstwa nie są wówczas rozpraszane na działania windykacyjne.

Dobrze, aby dochodzeniem roszczeń zajęła się kancelaria prawna, ponieważ doskonała znajomość przepisów znacząco ułatwia windykację. Niweluje również ryzyko zastosowania nieadekwatnych czy nawet sprzecznych z prawem procedur. Profesjonaliści powinni przy tym skupić się w pierwszej kolejności na możliwościach polubownego załatwienia sprawy.

Miękka windykacja może opierać się na:

• regularnym wysyłaniu monitów za pomocą poczty elektronicznej lub wiadomości SMS;

• telefonicznym przypominaniu o konieczności spłaty zadłużenia.

• wysyłaniu pism z wezwaniem do zapłaty;

• windykacji terenowej – polega na bezpośrednim odwiedzeniu dłużnika w celu przeprowadzenia rozmowy.

Po przeprowadzeniu ww. działań, ale również na etapie miękkiej windykacji, można poinformować dłużnika o planie wystawienia długu na tzw. giełdzie długów lub zamiarze wystąpienia na drogę sądową, co może grozić wpisaniem na listę dłużników w BIG.

Ocenia się, że taki „straszak” bywa w wielu przypadków skuteczny, ponieważ obecność na giełdzie lub wpis w BIG wpływają na wiarygodność danego podmiotu, a jej utrata może skutkować np. trudnościami w uzyskaniu kredytu, umowy abonamentowej czy odstraszeniem kolejnych klientów.

Należy zaznaczyć, że handel długami jest w większości wypadków dozwolony. Zgodnie bowiem z art. 509 § 1 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (dalej: kc), wierzyciel może bez zgody dłużnika przenieść wierzytelność na osobę trzecią (przelew), chyba że sprzeciwiałoby się to ustawie, zastrzeżeniu umownemu albo właściwości zobowiązania.

Trzeba przy tym jasno podkreślić, że podczas działań windykacyjnych niedopuszczalne są działania niezgodne z tzw. zasadami współżycia społecznego oraz bezpośrednio naruszające prawo. Należą do nich m.in. zastraszanie dłużników, naruszanie ich nietykalności osobistej czy samowolne zajmowanie mienia.

Windykacja przedawnionych roszczeń

Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata. Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata (art. 118 kc).

Prawo nie zakazuje windykacji przedawnionych roszczeń. Jednak skuteczne ich dochodzenie okazuje się zwykle niemożliwe. Dodatkowo trzeba pamiętać, że w takim wypadku zbyt intensywne działania windykacyjne mogą zostać uznane za nękanie, a tym samym naruszenie dóbr osobistych (Wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu – I Wydział Cywilny z dnia 15 lutego 2013 r. sygn. akt I ACa 31/13).

Twarda windykacja należności w sądzie

W przypadku, kiedy powyższe metody odzyskiwania zadłużenia nie przyniosą efektu, należy zastosować tzw. twardą windykację należności.

Wierzyciel powinien złożyć do sądu pozew o nakaz zapłaty. Sprawą zajmuje się odpowiedni ze względu na adres zamieszkania dłużnika (miejsce siedziby przedsiębiorstwa) sąd rejonowy lub okręgowy – jeżeli kwota roszczenia przekracza kwotę 75000 zł (art. 17 pkt 4 Ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, dalej: kpc).

Należy przy tym zaznaczyć, że jeżeli roszczenie pozostaje w związku z działalnością oddziału przedsiębiorstwa, to sprawę wytacza się przed sąd właściwy dla położenia tego oddziału (art. 33 kpc). Strony mogą też umówić się na piśmie o poddanie postępowania sądowi pierwszej instancji, który według ustawy nie jest miejscowo właściwy (art. 46 § 1 kpc). Sprawę można również skierować do tzw. e-sądu, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin – Zachód, który prowadzi elektroniczne postępowania upominawcze.

W pozwie, aby mógł zostać sprawnie rozpatrzony, należy zawrzeć następujące elementy:

• wskazanie stron postępowania z podaniem ich danych;

• wskazanie sądu właściwego do rozpoznania sprawy;

• wskazanie wartości przedmiotu sporu;

• wskazanie żądania pozwu, czyli np. wymienienie nieopłaconych faktur;

• wskazanie uzasadnienia pozwu oraz dowodów;

• potwierdzenie, że dłużnik otrzymał wezwanie przedsądowe do zapłaty;

• wnioski dodatkowe, np. o zwrot kosztów sądowych od dłużnika;

• lista załączników;

• data i miejsce sporządzenia pozwu;

• czytelny podpis.

Roszczeń można dochodzić w postępowaniu nakazowym lub upominawczym. Zgodnie z art. 485 § 1 kpc, sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, jeżeli fakty uzasadniające dochodzone roszczenie są udowodnione dołączonym do pozwu:

• dokumentem urzędowym;

• zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem;

• wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu.

Jeżeli w pozwie brak powyższych dowodów, to według treści art. 499 § 1 kpc, sąd może wydać nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym. Stanie się tak, chyba że według treści pozwu:

• roszczenie jest oczywiście bezzasadne;

• twierdzenia co do faktów budzą wątpliwość;

• zaspokojenie roszczenia zależy od tzw. świadczenia wzajemnego.

Oba postępowania sąd rozpatruje bez udziału stron, na posiedzeniu niejawnym. Dlatego też bardzo ważne jest, aby wniosek został napisany w sposób poprawny formalnie i merytorycznie wyczerpujący. Niezbędna może okazać się więc pomoc doświadczonego prawnika, który pomoże sporządzić pismo oraz prawidłowo je uargumentować poprzez właściwy dobór materiału dowodowego.

Istnieje też możliwość rozpatrzenia sprawy w tzw. postępowaniu uproszczonym. Rozpoznaje się w nim sprawy o świadczenie, jeżeli wartość przedmiotu sporu nie przekracza 20000zł, a w sprawach o roszczenia z rękojmi lub gwarancji – jeżeli wartość przedmiotu umowy nie przekracza tej kwoty (art. 505(1) § 1 kpc).

W postępowaniu nakazowym oraz elektronicznym upominawczym pobiera się 1/4 opłaty sądowej (art. 19 ust. 2 Ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, dalej: ukssc). W tradycyjnym postępowaniu upominawczym oraz postępowaniu uproszczonym pobiera się pełną opłatę sądową. Jest ona ustalana według wartości przedmiotu sporu lub wartości przedmiotu zaskarżenia wynoszącej (art. 13 ust. 1 ukssc):

• do 500 złotych – w kwocie 30 złotych;

• ponad 500 złotych do 1500 złotych – w kwocie 100 złotych;

• ponad 1500 złotych do 4000 złotych – w kwocie 200 złotych;

• ponad 4000 złotych do 7500 złotych – w kwocie 400 złotych;

• ponad 7500 złotych do 10000 złotych – w kwocie 500 złotych;

• ponad 10000 złotych do 15000 złotych – w kwocie 750 złotych;

• ponad 15000 złotych do 20000 złotych – w kwocie 1000 złotych.

W sprawach o prawa majątkowe przy wartości przedmiotu sporu lub wartości przedmiotu zaskarżenia ponad 20000 złotych pobiera się od pisma opłatę stosunkową wynoszącą 5% tej wartości, nie więcej jednak niż 200000 złotych (art. 13 ust. 2 ukssc). Jeżeli korzysta się z usług profesjonalnego pełnomocnika, to do opłaty sądowej należy doliczyć koszty zastępstwa procesowego. Stawki minimalne zastępstwa liczone są również od wartości przedmiotu sporu.

Strona wnosząca może domagać się od pozwanego zwrotu kosztów sądowych w przypadku wydania pozytywnego dla niej orzeczenia.

Wydany przez sąd nakaz zapłaty stanowi w postępowaniu nakazowym tytuł zabezpieczenia wykonalny bez nadawania mu klauzuli wykonalności, a po wniesieniu środka zaskarżenia nakaz zapłaty nie traci mocy. Natomiast w przypadku postępowania upominawczego i uproszczonego nakaz zapłaty nie stanowi tytułu zabezpieczenia ani tytułu wykonawczego.

Z tego powodu po wniesieniu środka zaskarżenia nakaz zapłaty traci moc. Dodatkowo, w przypadku złożenia sprzeciwu od nakazu zapłaty wydanego przez e-sąd, pismo musi zostać rozpatrzone przez sąd tradycyjny– przez co procedura rusza niejako od nowa.

Na złożenie zarzutów od nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym oraz sprzeciwu w postępowaniu upominawczym i uproszczonym dłużnik ma 2 tygodnie. Jeżeli zrobi to skutecznie, zostanie przez sąd wszczęte postępowanie na zasadach ogólnych.

Procedura windykacji należności u komornika

Po uprawomocnieniu się korzystnego dla wierzyciela wyroku lub innego tytułu uprawniającego do egzekucji należności, trzeba zadbać o nadanie mu klauzuli wykonalności, składając w sądzie odpowiedni wniosek. W niektórych przypadkach – np. w sprawach o alimenty – sąd wszczyna postępowanie klauzulowe z urzędu.

Na tym etapie można jeszcze raz wezwać dłużnika do spłaty wierzytelności. Jeżeli nie przyniesie to skutku, wierzyciel powinien złożyć u komornika (może go dowolnie wybrać) wniosek egzekucyjny. Końcowym etapem windykacji twardej jest bowiem egzekucja komornicza. Tylko komornik jest osobą uprawnioną do wykonywania orzeczeń sądowych w sprawach o roszczenia pieniężne i niepieniężne oraz do zabezpieczenia tych roszczeń. Komornicy pracują w oparciu o przepisy zawarte w szczególności w:

• Ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego;

• Ustawie z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych;

• Ustawy z dnia 28 lutego 2018 r. o kosztach komorniczych.

Zgodnie z prawem, komornik może zająć np. środki z wynagrodzenia, znajdujące się na rachunku bankowym, a także ruchomości i nieruchomości należące do dłużnika. Niektóre środki finansowe, przedmioty i zwierzęta gospodarskie wyłączone są z egzekucji – kwestie te regulują odpowiednie przepisy.

Co do zasady, koszty postępowania ponosi dłużnik (jeżeli uda się ściągnąć należności). Jednak trzeba zauważyć, że w przypadku konieczności wykonywania dodatkowych działań (np. pracy poza rewirem) komornik może domagać się od wierzyciela wniesienia zaliczki na pokrycie wiążących się z tym wydatków (art. 7 Ustawy z dnia 28 lutego 2018 r. o kosztach komorniczych).

W przypadku, gdy komornikowi nie uda się wyegzekwować roszczeń, umarza on egzekucję. Wierzyciel zachowuje jednak nadal prawo dochodzenia swoich roszczeń w przyszłości, może też sprzedać dług.

Skuteczna windykacja należności – podsumowanie

Dochodzenie roszczeń o spłatę długów bywa procesem długotrwałym i bardzo trudnym. Dlatego dobrze jest powierzyć windykację wyspecjalizowanej firmie, która posiada doświadczenie oraz działa w oparciu o przepisy prawa. W wielu sytuacjach jej pracownicy będą potrafili pogodzić interesy stron, ustalając realny sposób spłaty należności.

Pozwoli to uniknąć kłopotliwego dochodzenia roszczeń przed sądem, a następnie egzekucji komorniczej – która jest dla dłużnika nieprzyjemna i wiąże się z dodatkowymi kosztami. Potrafią one znacząco przekroczyć kwotę pierwotnego zobowiązania. Dodatkowo, majątek dłużnika może zostać zlicytowany za kwotę mniejszą od wartości rynkowej. W przypadku drugiej licytacji nieruchomości może to być 2/3 sumy oszacowania (art. 983 kc).

Unikanie kontaktu z windykatorem odbiera zatem dłużnikowi szansę na polubowne i mniej „bolesne” rozwiązanie sprawy.