Jak złożyć sprawozdanie do KRS?

Na wielu podmiotach prowadzących działalność gospodarczą ciąży obowiązek corocznej wysyłki sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego. Do kiedy należy złożyć dokument, z jakimi wiąże się to kosztami i czy ze wskazanego wymogu można zostać zwolnionym? Przeczytaj nasz dzisiejszy artykuł i dowiedz się, jak wysłać sprawozdanie do KRS.

Sprawozdanie finansowe do KRS – czym jest?

Obowiązek składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego dotyczy podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Zgodnie z art. 45 ust. 1 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego określone w tejże ustawie.

Większość jednostek zamyka księgi rachunkowe wraz z dniem kończącym rok obrotowy (art. 12 ust. 2 pkt 1 uor). Nie należy przy tym mylić roku obrotowego z rokiem kalendarzowym lub podatkowym. Ustawa o rachunkowości uściśla bowiem, że jest to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych (zwykle rok obrotowy i podatkowy się pokrywają).

Rok obrotowy lub jego zmianę określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy (art. 3 ust. 1 pkt 9 uor).

Sprawozdanie należy sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 uor). Zgodnie z art. 53 ust. 1 uor, roczne sprawozdanie finansowe jednostki, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Następnie kierownik, w terminie 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, powinien złożyć w KRS sprawozdanie finansowe, a także (art. 69 ust. 1 uor):

• sprawozdanie z badania (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu biegłego rewidenta),

• odpis uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub poryciu straty,

• sprawozdanie z działalności (tylko w przypadku jednostek wyszczególnionych w art. 49 ust. 1 uor).

W świetle powyższego, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, sprawozdanie finansowe powinno zostać złożone do dnia 15 lipca (niezależnie czy jest to dzień roboczy).

Obecnie sprawozdanie finansowe sporządza się wyłącznie w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 45 ust. 1f uor). Należy przy tym posłużyć się strukturą oraz formatem (plik XML) udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędu obsługującego ministra do spraw finansów publicznych (art. 45 1g uor).

Niektóre podmioty są uprawnione do składania sprawozdań w formie uproszczonej. Do grupy tej należą tzw. jednostki mikro, jednostki małe oraz organizacje pozarządowe. Trzeba przy tym zaznaczyć, że organy wskazanych jednostek mikro i małych muszą podjąć uchwałę o sporządzaniu sprawozdań w formie uproszczonej (nawet jeśli spełniają warunki). Z kolei w przypadku jednostek pozarządowych analogiczną decyzję podejmuje kierownik jednostki.

W innym przypadku wskazane podmioty są zobowiązane do składania standardowych sprawozdań. Szczegółowe zasady sporządzania sprawozdań w formie uproszczonej regulują odpowiednie przepisy i załączniki (załączniki 4, 5 i 6) ustawy o rachunkowości.

Kto nie musi składać sprawozdania finansowego do KRS?

Obowiązek składania sprawozdania finansowego do KRS nie dotyczy wszystkich podmiotów wpisanych do rejestru. Nie muszą tego robić wspólnicy spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli w spółce wystąpią łącznie dwie przesłanki (art. 70a uor):

• przychody netto spółki ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekraczają w przeliczeniu na złotówki 2 mln euro;

• w spółce nie są prowadzone księgi rachunkowe.

Należy przy tym pamiętać o wysłaniu drogą elektroniczną (na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/) oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Dokument należy przesłać w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. Przesłanie oświadczenia jest bezpłatne.

Ile kosztuje złożenie sprawozdania finansowego do KRS?

Złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS (na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/) w przypadku osób, których numer PESEL widnieje w KRS jest bezpłatne. W innym przypadku należy posłużyć się serwisem S24, a to wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty w kwocie 140 zł.

Składa się na nią 40 zł opłaty stałej (art. 63 Ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych) oraz 100 zł za publikację informacji w Krajowym Monitorze Sądowym i Gospodarczym (§ 6 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 13 maja 2014 r. w sprawie wydawania i rozpowszechniania Monitora Sądowego i Gospodarczego).

Powyższa sytuacja będzie dotyczyć:

• pełnomocnika,

• syndyka,

• wspólnika obcokrajowca bez numeru PESEL.

Składanie sprawozdania finansowego do KRS krok po kroku

Aby móc złożyć sprawozdanie do KRS w Repozytorium Dokumentów Finansowych, należy posiadać konto na stronie https://ekrs.ms.gov.pl. W celu jego utworzenia trzeba wybrać zakładkę „S24 – Rejestracja spółki inne wnioski” i skorzystać z zakładki „Utwórz konto”. Następnie należy postępować zgodnie z instrukcjami.

Po utworzeniu konta kolejnym krokiem jest ponowne wejście na wskazaną stronę i skorzystanie z zakładki „Bezpłatne zgłaszania dokumentów finansowych”. Po wejściu w sekcję „Przygotowanie i składanie zgłoszeń” pojawi się opcja „Dodaj nowe zgłoszenie”. Po wyszukaniu podmiotu, którego sprawa dotyczy (po numerze KRS) konieczne będzie nazwanie zgłoszenia, a także wpisanie dat, których ono dotyczy. Kolejnym krokiem jest wybranie typu zgłoszenia, czyli zaznaczenie sekcji „Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych”.

Odpowiednie załączniki dodaje się poprzez kliknięcie w opcję „Dodaj dokument”, a następnie „Wybierz plik”.

Po załączeniu wszystkich wymaganych plików należy kliknąć w pole „Dalej” i zaakceptować oświadczenia związane ze składanymi dokumentami. Po ich zaakceptowaniu trzeba zaznaczyć „Dalej” i kliknąć w „Zapisz”. Na etapie weryfikacji system wskaże osoby uprawnione do podpisania zgłoszenia. Należy zaznaczyć odpowiednie pole i kliknąć „Weryfikuj”. Po podpisaniu zgłoszenia trzeba potwierdzić jego złożenie poprzez wybranie „Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”. Jest to ważne, ponieważ zapisane, ale niewysłane zgłoszenia zostają po 2 tygodniach usunięte z systemu.

Jak wysłać sprawozdanie do KRS – podsumowanie

Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS należy potraktować poważnie. Zgodnie z art. 79 uor, za niedopełnienie tego obowiązku kierownictwu (np. członkowi zarządu) grozi grzywna lub kara ograniczenia wolności. Natomiast w przypadku zaniechania sporządzenia sprawozdania finansowego osoby za to odpowiedzialne podlegają grzywnie lub karze pozbawienia wolności do 2 lat, albo obu tym karom łącznie (art. 77 uor).

Podmioty, które nie złożą sprawozdania, są wzywane do jego przesłania w terminie 7 dni od otrzymania wezwania. Jeżeli tego nie zrobią, jednostce może grozić ustanowienie kuratora, a nawet w skrajnych przypadkach rozwiązanie.